Arta Diplomației

A fost o perioadă acum vreo 3-4 ani în care am avut ocazia minunată de a coordona o echipă de traineri în compania unde lucram. Oameni frumoși, empatici, amuzanți, deștepți, descurcăreți. Și voluntari pe deasupra. A fost una din cele mai frumoase perioade din viața mea alături de una din cele mai mișto echipe.

Însă nu despre ei vreau să vorbesc de data aceasta (deși și ei clar merită un articol întreg). Ci despre un context care mi-a subliniat importanța diplomației și a negocierii în termeni potriviți atunci când este realmente cazul.

Toată echipa mea de training și implicit și eu făceam toată această activitate voluntar în cadrul unei organizații. De plăcere și din pasiune. Însă totuși nu eram de izbeliște, cum s-ar zice. Exista ”deasupra noastră” un sponsor. Un manager care se îngrijea de bunăstarea noastră, ne aproba achizițiile, ne susținea în lansarea unui proiect deosebit etc.

Toate bune și frumoase, până în ziua în care sponsorul nostru s-a schimbat. A venit altă persoană, cineva care ne știa doar după nume însă care nu era familiarizată cu proiectele noastre, cu knowledge-ul nostru, cu pachetele de training, procedurile noastre etc. Și era normal să nu fie, pentru că de-abia venise.

Ce mă așteptam însă era să încerce să fie. Mă așteptam la o întâlnire, la o ședință, la ceva introductiv. Nu s-a întâmplat. N-a fost nicio problemă că nu s-a întâmplat, înțelegeam cu toții că erau alte ședințe multe, lucruri operaționale mult mai urgente. Noi ne-am văzut mai departe de treabă.

Au trecut așa vreo două săptămâni, a venit vineri seara și am plecat din București. Ca orice corporatist care se respectă, aveam mailul de serviciu și pe telefon. Și ce m-am gândit eu când eram în mașină, seara, în drum spre un weekend de relaxare? Hai să intru puțin pe mailul de muncă să văd ce mai e p-acolo. De parcă nu-l închisesem acum câteva ore și exploda ceva fără mine cu siguranță. Zis și făcut. Am intrat pe mail, am dat puțin scroll (e ok, nu eu conduceam :D). Veniseră vreo câteva mailuri ce-i drept. Și-mi pică ochii pe un mail primit de la noul nostru sponsor. L-am deschis imediat, muream de curiozitate. Nici nu știam la ce să mă aștept dar cu siguranță îmi captase atenția. Era primul contact pe care-l aveam de când preluase echipa noastră. Ce era acel mail așadar? O cerere. Care suna aproximativ așa:

„Bună Cristina. În următoarele luni trebuie să organizăm traininguri pentru manageri. Atât pentru cei care sunt la început pe poziție cât și pentru cei care au experiență. Scopul este să-i ajutăm să câștige skillurile de care au nevoie pentru a gestiona echipele cât mai bine. Aștept să-mi trimiți planul.”

Fusese un pic mai detaliat mailul respectiv dar mesajul ăsta era. M-am blocat și-am simțit un amalgam de sentimente: supărare, indignare, nerăbdare. Și asta pentru că am simțit în momentul respectiv că dacă am fi avut acea ședință de cunoaștere, ar fi știut care este nivelul echipei, care sunt pachetele de training pe care noi le aveam și de asemenea faptul că nu aveam la vremea respectivă resursele pentru a face acele programe pentru manageri la un nivel la care noi să fim mândri și care să fie și realmente utile, mai ales pentru managerii cu experiență.

Primul impuls a fost să-i răspund ”s-a rezolvat, nu se poate”. Dar m-am oprit. Deși eram copleșită de emoții, știam că nu ar fi bine să fac lucrul ăsta. Așa că am făcut ce-ar fi trebuit să fac de la bun început. Am închis mailul și mi-am văzut de weekend. Am lăsat întâmplarea să se așeze, am lăsat emoțiile să se normalizeze.

După două zile am deschis mailul, decisă să răspund (oricum trebuia s-o fac, nu puteam ignora un asemenea mail și oricum nu ignoram niciun mail). Iar răspunsul meu a fost ceva în genul acesta:

”Bună X. Am citit mailul tău și mi se pare foarte interesantă propunerea. Cred că ar putea să iasă ceva foarte valoros. Ajutăm și facem cu mare drag, însă în momentul de față în echipa de training nu avem oameni care să aibă cunoștințele sau experiența necesare pentru a face ceva care realmente să fie de ajutor, mai ales pentru managerii avansați, noi până în prezent adresându-ne celor ce sunt individual contributors (adică nu manageri sau team leaderi). Însă putem face un astfel de program cu pregătirea noastră înainte, lucru care cu siguranță ar fi benefic nu doar acum ci și în viitor. Așadar, iată care sunt cursurile la care propun să meargă 1-2 traineri din echipă, pentru a se specializa și pentru a putea concepe acel plan. Spune-mi, te rog, dacă ne aprobi bugetul pentru a face deja cererea”.

Ce am făcut, concret?

1. Am lăsat timp să-mi înțeleg și liniștesc emoțiile;
2. Mi-am gândit foarte bine obiectivele pe termen lung: ce mă interesează pe mine de fapt? Să răspund impulsiv ca să mă descarc pe moment și să fie mai rău mai târziu? Sau să dau un răspuns diplomat din care poate să beneficiem mai târziu? Clar a doua variantă;
3. Nu am spus NU. Am spus ”Da, dar…”. Ceea ce înseamnă că am aruncat înapoi mingea la celălalt în teren, spunându-i ce îmi lipsește și cerându-i ajutorul;
4. Am fost sinceră. I-am spus ce putem să facem și ce nu putem să facem;
5. Am cerut ajutorul prin participarea la acel curs.

Diplomația nu înseamnă a nu spune ce crezi/dorești/simți/gândești. Diplomația înseamnă a-ți înțelege emoțiile, dorințele, nevoile, de a-ți seta obiective pe termen lung și de a le comunica asertiv. Conflictul naște conflict. Vorba bună aplanează conflictul. Poate că nu vei obține de fiecare dată rezultatele pe care le aștepți. Însă adoptarea unei atitudini diplomate îți va crea o imagine de om integru, un bun communicator, o persoană ce dă dovadă de inteligență emoțională ridicată.

Așadar, când ești într-un context în care miza poate fi destul de mare (și, de ce nu, chiar și atunci când nu e foarte mare), oprește-te puțin, respiră și gândește-te cum ai putea să spui lucrurile astfel încât toată lumea să aibă de câștigat.

P.S. – nu am primit niciodată răspuns la mailul meu. Am luat-o ca fiind de bine.