Eficiența, bat-o vina…

Mi s-a spus de foarte multe ori că lucrez foarte repede, sunt organizată și știu să prioritizez. Totul a început la prima corporație în care am lucrat, când am reușit să termin într-o zi munca pe care șefa mea o repartizase pe o săptămână întregii echipe. Nu mi se părea nimic excepțional la ce făcusem, era un ritm normal pentru mine. Șefa în schimb a fost foarte uimită iar acesta a fost începutul creșterii în carieră pentru mine, observându-se că am anumite skilluri.

Am început să urmăresc și am observat că da, mă mișc destul de repede. Termin taskurile rapid, analizez eficient situațiile, iau deciziile potrivite. Asta m-a ajutat mult să pot lucra simultan la mai multe proiecte, să fiu implicată în același timp în mai multe inițiative și drept urmare să mă dezvolt rapid.

În interviurile care au urmat acelui post eram adesea întrebată: cum reușești să te organizezi? Și de fiecare dată îmi era foarte greu să dau un răspuns. Nu știam exact ce să punctez. Îmi ieșea natural prioritizarea. Puteam evalua rapid ce pot să fac acum și ce poate fi amânat.

Însă am decis să analizez mai în detaliu aceste aspecte și să dau mai departe din oaza mea de organizare (glumesc 😃). Iată, deci, ce recomand:

1. Folosesc Matricea Eisenhower

Îmi fac, deci, o listă cu toate lucrurile pe care le am de făcut într-o zi. Lista poate include atât lucruri de la birou cât și din viața personală. Spre exemplu:

  • Sun-o pe mama și spune-i la mulți ani
  • Participă la ședința despre noul proiect
  • Finalizează trainingul de Public Speaking
  • Mergi la cumpărături de mâncare
  • Termină de citit ultimele pagini din cartea începută
  • Ieși la alergat
  • Continuă pictura pe numere
  • Fă raportul de performanță al oamenilor din echipă
matricea eisenhower

Matricea Eisenhower

Poate părea copleșitor

Mă uit la listă și pare că nu se mai termină. Așa că în astfel de momente matricea de prioritizare este sfântă. Iau fiecare punct din listă și-l încadrez într-unul din cele patru cadrane, după cum urmează:

Urgente și importante

  • participă la ședința despre noul proiect
  • fă raportul de performanță al oamenilor din echipă

Importante dar nu urgente

  • finalizează trainingul de Public Speaking
  • ieși la alergat
  • termină de citit ultimele pagini din cartea începută
  • sun-o pe mama și spune-i la mulți ani

Nici ugente, nici importante

  • continuă pictura pe numere

Urgente dar nu importante

  • mergi la cumpărături de mâncare

Cele urgente și importante le fac imediat. Cele importante dar nu urgente le voi finaliza după ce le termin pe cele urgente și importante. Deleg către soț activitatea de a merge la cumpărături și aleg să nu mai pictez nimic azi pentru că e prea aglomerat.

Și parcă acum lucrurile sunt mult mai clare, la două activități deja am renunțat și îmi este mult mai ușor să mă organizez.

Te invit și pe tine să-ți faci matricea și m-ar bucura să-mi spui printr-un mail pe [email protected] sau pe pagina de facebook The Betterist cum a funcționat 😊.

 

2. Începe cu ce-i mai ușor 📊

În cazul în care treaba cu matricea nu funcționează pentru tine, îți recomand să începi cu lucrurile cele mai rapide pe care le ai de făcut.

Să presupunem că ai 8 ore la dispoziție să faci 10 activități. 9 ușoare și rapide și una grea, lungă, anevoioasă. Știi să le faci pe toate, nu sunt probleme din punctul ăsta de vedere. Unii ar putea crede că e bine să începi cu cea grea, să știi că ai terminat-o și ai scăpat de o grijă mare. Să nu uităm însă că spuneam cum această activitate este lungă și anevoioasă. Și este posibil să-ți ia 6 ore din zi s-o faci. La finalul acelor 6 ore, când vei fi terminat și activitatea, te vei uita la lista ta și-ți vei da seama că mai ai încă 9 lucruri de făcut. Atunci poate interveni panica. Stresul. Generate de gândul „Doamne, mai am încă 9 lucruri de făcut, aoleu cum voi reuși să le termin pe toate?”. Chiar dacă, să spunem, toate acele lucruri nu vor dura mai mult de o oră.

Dacă, în schimb, pornești din start cu cele 9 lucruri ușoare, la finalul primei ore vei mai avea o singură activitate de făcut. Oricât de grea ar fi ea. Te vei simți și mult mai eficient, mai relaxat și cu mai mult spor.

 

3. Ține-te de lucrurile începute ✅

În strânsă legătură cu punctul de mai sus: când te apuci de ceva rapid și urgent, fă-l repede și nu permite întreruperi.

Un om obișnuit este întrerupt din muncă o dată la 5 minute. Ba de un coleg care are nevoie de ajutor, ba de pisica ce mai răstoarnă ceva prin casă, ori de un telefon sau o sonerie ce sună fix când ți-e lumea mai dragă. Ca să poți evita cât mai mult astfel de întreruperi, ai câteva variante:

  • Fă-ți un playlist și ascultă muzică dacă te ajută, pentru a nu mai fi bruiat de zgomotele din jur;
  • Scoate animalele de companie din cameră;
  • Pune telefonul pe silent și roagă pe altcineva să răspundă la ușă în cazul în care se poate;
  • Dacă te întrerupe un coleg, roagă-l să revină către tine puțin mai târziu;
  • Setează-ți un status de Do not disturb pe toolurile de comunicare (Zoom, Teams, Skype etc);
  • Închide toate paginile de social media și propune-ți să stai concentrat doar pe ceea ce ai de făcut.

Reușind să finalizezi sarcina respectivă în timp util, la fel ca la punctul de mai sus, te vei simți eficient, relaxat și cu spor pentru celelalte activități pe care le ai de făcut.

 

4. Cât de repede tastezi? 🚗

Al doilea job pe care l-am avut a fost acela de Operator PC. Lucram part-time, seara de la ora 18:00, după facultate. Responsabilitatea mea era să trec în variantă electronică informațiile din registrele și titlurile de proprietate ale deținătorilor de proprietăți și terenuri din România. Se digitaliza statul. Aveam salariu fix însă primeam și bonusuri în funcție de numărul de caractere introduse. Pentru că salariul era mic, aceste bonusuri ne motivau foarte mult pe toți. Așa că zilnic ne zburau degetele pe tastatură. De fapt, această viteză de tastare fusese chiar criteriu de angajare. Iar în acest job mi-am dezvoltat foarte mult acest skill. Motiv pentru care viteza mea de tastare este în continuare extrem de mare.

Și lucrul ăsta mă ajută teribil pentru că trimit mailuri foarte repede, răspund la mesaje la fel de repede, în timpul unui training online pot coordona foarte bine în paralel întrebările de pe chat cu cele live.

Vestea bună e că acest skill se lucrează și exersează foarte ușor:

  • keybr.com. Un site unde exersezi pe categorii de litere cât și pe cuvinte aleatorii sau cuvinte inventate.
  • 10fastfingers.com. Un site unde poți exersa pe propoziții ce au sens.
  • 10fastfingers.com RO. Același cu cel de mai sus însă pe limba română.
  • Typeracer. Un site unde poți face întrecere de tastare. Și mi-ar plăcea să mă provoci la asta 😊. Scrie-mi pe [email protected] și hai să ne luăm la întrecere în taste!

 

5. Citirea pe cuvinte cheie 🔑

Aici e important de menționat că acest lucru nu se pretează pentru citirea a orice. În general, când îmi caut materiale de studiu pe un anumit subiect, folosesc genul acesta de citire „pe diagonală”. Să luăm un exemplu: în cazul în care caut activități pe zona de Public speaking pentru cursanți avansați, în articolele pe care le urmăresc voi căuta următoarele:

  • Structură organizată, subpuncte, liniuțe;
  • Titluri de exerciții în acele subpuncte. Astfel încât să fie clar că într-adevăr articolul oferă ceea ce-a promis în titlu și-n introducere;
  • Explicații clare și fără înflorituri pe acele exerciții;
  • Publicul țintă. Dacă titlul este „activități avansate de Public speaking” însă în text îmi sare-n ochi un „cursanții la început de drum pot să…”, e clar că nu e ceva ce să mă intereseze;
  • Acuratețe și rapiditate. Am nevoie să găsesc imediat ce-mi trebuie iar dacă textul este mult prea alambicat, întortocheat, cu multă gargară, am închis.

Ce e important deci? Să știi ceea ce cauți, să identifici imediat când ceva nu e deloc ce trebuie și să mergi mai departe. Nu pierde timpul cu lucruri care în mod evident nu sunt ceea ce trebuie.

Ai nevoie de claritate pe partea asta? Scrie-mi pe [email protected] și discutăm despre cum să identifici ceea ce e potrivit ție.

6. Notițe și To Do 📔

În momentul în care am multe lucruri și știu că e posibil să uit vreunul din ele, am două tehnici:

  • Îmi fac notițe ori în telefon, ori într-un mail către mine, ori în sticky notes pe ecran cu lucrurile pe care le am de făcut;
  • Îmi blochez calendarul pentru anumite activități. Spre exemplu dacă vreau să lucrez la un articol sau să continui să scriu cartea pe care am început-o, îmi blochez timp în calendar iar în intervalul respectiv fac doar acest lucru.

Toate cele de mai sus mă ajută enorm să fiu eficientă, să nu procrastinez. Bineînțeles, un mare rol aici îl are faptul că lucrez ceea ce iubesc, îmi aduce satisfacție și aștept cu mare interes fiecare activitate.

 

Dacă ai nevoie de ajutor pentru identificarea jobului care ți-ar face plăcere sau să reușești să te organizezi mai bine și să depășești blocajele, scrie-mi pe [email protected]. Sau scrie-mi oricum și povestește-mi ce tehnică funcționează cel mai bine pentru tine 😊. Mi-ar plăcea să aflu.

Procrastination fighters!

– Cristina